Der Exchange-Server bietet eine sogenannte Archivierungsfunktion für ihr E-Mail-Postfach an. Bei der Archivfunktion handelt es sich um ein Feature, womit sich Ihre E-Mails automatisiert in ein servergespeichertes Archiv-Postfach verschieben lassen, um die Speicherbelegung Ihres Postfachs zu reduzieren und die Übersichtlichkeit Ihres Postfachs zu erhöhen.
Bei aktiviertem Archivpostfach werden standardmäßig alle E-Mails, die älter sind als 3 Jahre, durch eine Verschiebungsrichtlinie automatisch in das Archiv verschoben. Diese Standard-Richtlinie kann in Outlook bzw. OWA (Outlook Web App) unter dem Punkt "Richtlinie zuweisen/Archivrichtlinie" geändert werden.
 
Vorteile der Archivfunktion:

• Automatisiertes Verschieben alter, archivierter E-Mails in einen separaten Speicherbereich
• Zugriff auf Ihr Archiv von überall über Ihr Exchange-Postfach(Outlook, OWA)
• Entlastung Ihres Postfach-Speicherkontingents
• Automatisches Backup Ihres Archivs durch das URZ
• 50 GB Archivspeicher für Langzeitspeicherung von geschäftlich relevantem und archivierungspflichtigem E-Mail-Schriftverkehr
• Die Möglichkeit Ihre archivierten E-Mails wie ein reguläres Postfach bequem zu durchsuchen, sie zu löschen oder zu kopieren, usw.

Voraussetzungen für Archivfunktion:

• vorhandenes Exchangepostfach (Freischaltung durch den IT-Service: it-service@ovgu.de)
• Office ProPlus für Windows ab Version 2013 (nur die ProPlus-Version kann Ihr Archiv anzeigen) oder
• Outlook für macOS ab Version 2016

Einschränkungen der Archivfunktion:

Die Archivfunktion wird durch folgende Clients nicht unterstützt und kann somit nicht darüber abgerufen werden:

• OWA Light
• Evolution für Linux
• Microsoft ActiveSync (mobile Geräte)